Сохранить себя в командировках

Насчет командировок у каждого имеется собственное мнение. Плюсы для одного индивидуума, могут стать минусом для другого, и наоборот. Относительность мнений зависит от многих причин: личного опыта, образа жизни, привычек и навыков, семейных ценностей, состояния организма и здоровья, склада ума, возраста и пола.
Основные положительные моменты в командировках:

Преимущества бизнес-путешествий

1. Накопление универсального багажа знаний, опыта и навыков

В командировках вы получаете разнообразные компетенции, оттачиваете профессиональные навыки, самостоятельно принимаете сложные решения, устраняете нестандартные ситуации, проводите переговоры на разных уровнях, приобретаете бесценный опыт, который в будущем сможете использовать при создании собственного бизнеса.

Сохранить себя в командировках

2. Повышение профессиональной ценности и карьерный рост

Если вы добиваетесь высоких результатов и показателей, успешно справляетесь с текущими задачами и рьяно беретесь за новые, перевыполняете план, эффективно закрываете сделки и контракты во время командировок, ваша ценность и уникальность в глазах работодателя многократно возрастает. Что безусловно может привести к повышению на службе или к предложению руководящей должности в другой компании.

3. Отработка личной эффективности

С каждой новой командировкой вы растете не только профессионально, но и как личность.

Вы постоянно передвигаетесь в разные города, страны и континенты, что требует повышенной самоорганизации, контроля, дисциплины и стрессоустойчивости.

Незнакомая обстановка, выход за рамки “зоны комфорта”, заставляет ваш мозг собраться и работать на большей мощности, осваивая новую информацию со сверх скоростью.

4. Расширение сети полезных связей и деловых контактов

Нетворкинг сегодня — очень перспективное направление.

Находясь в командировках, обязательно заводите новых друзей, коллег и знакомых, устанавливайте прочные связи с текущими партнерами, добивайтесь качественных результатов при общении тет-а-тет, повышайте свой личный бренд, экспертность и авторитетность. Впоследствии ваша сеть будет работать на вас и принесет гораздо больше полезностей, чем вы могли себе представить.

Сохранить себя в командировках

5. Вероятность повышенного премирования 

Грамотные работодатели могут мотивировать успешных командированных сотрудников оплатой в двойном размере и различными премиями. Но встречаются и такие компании, которые этого не делают, и в результате рано или поздно лишаются ценных кадров.

6. Возможность путешествий и смена обстановки

Находясь в новой неизведанный среде вы расширяете свой кругозор, можете интересно совместить бизнес и досуг, если будете следовать простым советам, рекомендованным в статье здесь.

Сохранить себя в командировках

Минусы и негативные последствия частых командировок

Регулярные командировки — не всегда есть только плюсы, для многих людей минусов в таком образе жизни больше, чем преимуществ.

1. Ухудшение физического и морального здоровья

В постоянных и длительных поездках страдает физическое здоровье и нервная система. Современные средства транспортного сообщения такие, как самолеты и экспресс-поезда, ускоряют старение организма, снижается общий тонус и выносливость всех внутренних систем. Смена часовых поясов и сезонов, перепады в климате нещадно сбивают внутренние биоритмы и организм включает стрессовое состояние.

Сохранить себя в командировках

2. Снижение уровня жизни, комфорта и уюта

Не каждый работодатель предоставляет сотрудникам качественный уровень жизни во время командировки.

Привилегии проживания в топовых отелях и перелеты в бизнес классе зачастую полагаются только менеджерам высшего звена, средний и низший менеджмент, как правило, живут в отелях среднего класса, пользуются экономическими тарифами авиаперевозок и обеспечиваются низким размером суточных. Вина всему — модный термин “оптимизация расходов”.

3. Вероятность понести дополнительные затраты

Работодатель не обязан возмещать все расходы сотрудника, связанные с командировкой.

Обычно могут не возместить траты на такси, на использование личного или арендованного транспорта, на оплату сборов по сверхнормативному багажу, за выбор места в самолете.

Нюансы, связанные с возмещением командировочных затрат, прописываются в регламентирующем документе компании, так называемой, Travel policy или Положение о командировках.

Сохранить себя в командировках

4. Недостаток времени на личную жизнь

Постоянные или продолжительные бизнес-поездки могут легко сломать баланс между работой и личной жизнью. Время на личную жизнь и себя любимого в разы уменьшается.

Невосполнимый ресурс времени уходит на сборы в командировку, просиживание в аэропортах и такси, длительные переезды и перелеты, приведение себя в порядок после самолётов и душных поездов.

В результате теряется возможность общаться с друзьями и родственниками, посещать кинотеатры и развлекательные мероприятия, вести культурную и спортивную жизнь.

5. Ухудшение отношений в семейной жизни

Частое отсутствие дома и длительная разлука может привести к ссорам и сложностям в отношениях между супругами, дети страдают от недостатка внимания, общения и ласки. На расстоянии очень непросто сохранять теплые и комфортные отношения с семьей.

Сохранить себя в командировках

  • Что же для вас командировка?
  • Сплошные минусы или источник кайфа?
  • Необходимость выполнять дополнительную работу или возможность отдохнуть от повседневной рутины?

Приглашаем вас пройти опрос на тему Что вам нравится и не нравится в командировках. Заранее благодарим за уделенное Вами время!

10 советов: как совместить командировку и отдых – Статьи – Арриво

Весной 2013 года компания HeadHunter провела опрос среди представителей 6 с лишним тысяч компаний.

  • 47% опрошенных уверены, что без командировок, компания не сможет эффективно работать
  • 79% опрошенных любят бывать в командировках
  • Каждый второй офисный работник хотя бы раз бывал в командировке
  • Каждый четвертый отправляется в командировки минимум 2 раза в год
  • 57% поездок длятся 2-4 дня
  • 88% командировок не выходят за территорию РФ

Эти десять советов позволят совместить работу с отдыхом и получить максимальное удовольствие от поездки, не в ущерб делу, разумеется.

Сохранить себя в командировках

Совет 1. Подготовка

Во многих, особенно крупных компаниях, размещением сотрудников в командировках занимаются специальные службы. Они уже имеют договоры с гостиничными операторами. Как правило есть несколько вариантов отелей, чтобы выбрать наиболее удобный для работы и отдыха, лучше всего спланировать маршруты заранее и подобрать отель, который удобно расположен. 

Перед поездкой необходимо подготовить компьютер к работе, скопировать все необходимые файлы, выяснить как получить в другой стране доступ в интернет. Можно заранее найти не далеко от отеля кафе с бесплатным Wi-Fi, если его не будет в отеле.

Сохранить себя в командировках

Совет 2. Выбор комфортабельности отеля

Как правило во всех компаниях, уровень затрат на гостиницу в командировке регламентируется бюджетом, зависящим от должности сотрудника, характера поездки и тому подобных факторов.

В рамках одного и того же бюджета можно устроиться с совершенно различным комфортом.

Рекомендуем обратить внимание на вещи, которые реально могут помочь в деловой поездке и сделать работу более эффективной – наличие хорошего интернета, копировального центра, возможности арендовать конференц-зал или комнату для переговоров.

Совет 3. Выходные в командировке

Планируя поездку, особенно в интересное место, можно заранее договориться с руководством о возможности задержаться в командировке на выходные, которые можно потратить на осмотр достопримечательностей или небольшое путешествие по окрестностям.

В случае, если сотрудник берет на себя расходы, связанные с проживанием в этот период, то отказа, скорее всего, не будет.

При этом необходимо отметить, что честное заявление в этом случае лучше, чем попытки искусственно затянуть сроки командировки, мотивируя их необходимостью решить какой-то вопрос в понедельник.

Совет 4. Самолет или поезд

Разумеется, есть такие места, куда довольно затруднительно добраться на поезде, однако если время в пути до точки назначения небольшое, то зачастую выгоднее отправиться на комфортабельном поезде, чем на самолете.

Иногда стоит отправиться вечером из своего города на поезде с тем, чтоб утром быть в точке назначения, относительно свежим и выспавшимся, нежели рано утром ехать в аэропорт, проходить утомительные процедуры контроля, ожидания, посадки, добираться из аэропорта в город назначения.

Сохранить себя в командировках

Совет 5. Бронирование билетов

Заблаговременное бронирование билетов позволяет существенно сэкономить бюджет или в рамках бюджета получить более качественные условия и сервис в поездке. Кроме этого имеет смысл обратить внимание на выбор компании-перевозчика и их условий, типа самолета или вагона и т.д. Многие компании оказывают сервисные услуги для юридических лиц.

Совет 6. Таможня

При заграничной командировке, для того чтобы без проблем воспользоваться «зеленым коридором» на таможне, стоит заранее озаботиться изучением таможенных правил страны.

Читайте также:  6 вещей, которые вы должны знать о быстром и эффективном похудении

Учитывайте что есть некоторые страны, в которых органы госбезопасности имеют право заглянуть в файлы на вашем компьютере или даже смартфоне. В некоторых же под запретом находятся программы для шифрования.

Поэтому целесообразно все, что не предназначается для чужих глаз с собой не возить, а оставить на корпоративных серверах и получать к ним доступ через защищенное соединение.

Сохранить себя в командировках

Совет 7. Питание

Понятно стремление попробовать национальную кухню, однако не стоит в деловой поездке слишком экспериментировать. Отравление или аллергическая реакция в командировке может слишком дорого стоить. Лучше питаться понятными блюдами в приличных ресторанах и в международных сетях быстрого питания.

Совет 8. Одежда по сезону и погоде

Собирать гардероб в поездку следует исходя из погоды и планируемых встреч. Лучше всего взять с собой деловой костюм темного цвета и несколько рубашек. Деловой костюм можно отгладить в любой более или менее приличной гостинице. 

Сохранить себя в командировках

Совет 9. Достопримечательности

Командировка – в первую очередь, деловая поездка, времени на посещение музеев и галерей, скорее всего, не будет. Однако любоваться архитектурой и природой можно в любое время. Прогулка по городу может насытить впечатлениями, однако не следует слишком отклоняться от туристических маршрутов.

Совет 10. Покупки

Совершенные в командировке покупки могут доставить немало удовольствия не только в плане воспоминаний о путешествия, но и в практическом смысле.

Например, посетив Италию в сезон распродаж можно значительно пополнить гардероб за вполне разумную цену. В Юго-восточной Азии можно обзавестись электроникой.

 А с учетом существующей во многих странах практики возврата налогов при вывозе товаров, выгода будет довольно значительной.

Сохранить себя в командировках

thinkstockphotos.com

Правила выживания в командировке

Представляем вашему вниманию краткое руководство по планированию предстоящей командировки.

Расчет бюджета

Какие траты готова взять на себя ваша компания? (Если только вы не являетесь ее руководителем.) Уточните, будет ли оплачиваться жилье, питание, транспорт. Если проживание входит в бюджет, узнайте, можно ли самостоятельно выбрать место, в котором вы остановитесь.

При планировании расходов следует учесть следующие факторы:

  1. Питание.
  2. Проживание.
  3. Транспорт.
  4. Досуг.

Разберемся с каждым пунктом подробнее.

Еда и вещи в поездку

Многое зависит от того, куда и на какой срок вы отправляетесь. Рассмотрим общие рекомендации

Статья по теме: «Что взять с собой в поездку?»

Питание следует предусмотреть только на время нахождения в дороге, а на месте можно будет посещать кафе. Поэтому и продукты следует выбирать неприхотливые к условиям хранения, сытные и не требующие приготовления. Лучше всего – консервы (горошек, фасоль, кукуруза), вареные яйца, фрукты, хлеб. Не забудьте бутылку с водой.

Из одежды понадобится не только рабочий комплект, но и что-то, в чем комфортно будет отдыхать. В гостинице или на съемной квартире приятно будет находиться в комплекте домашней одежды, а не ходить в рубашке и брюках.

Сохранить себя в командировках
Компактнее всего складывать вещи «рулетиком»

Особенное внимание следует уделить выбору обуви. Для этого предусмотрите возможные ситуации, в которых вы можете оказаться по долгу службы. Не бойтесь взять несколько пар для разных условий.

Если будете размещаться в гостинице, полотенце с собой можно не брать. Если в съемной квартире, заранее узнайте у хозяина об имеющихся удобствах – есть ли фен, предоставляется ли полотенце, гель для душа и т.д.

Не забудьте вещи личной гигиены – зубную щетку, пасту, расческу, влажные салфетки.

Заселение

Если компания не оплачивает проживание, разумно будет разместиться в посуточной квартире, т.к. этот вариант обычно дешевле. К тому же у вас будет возможность найти жилье максимально приближенное к нужному вам месту. Для этого на нашем сайте предусмотрен фильтр предложений по районам города. Также можно отфильтровать объявления по наличию определенных удобств.

Сохранить себя в командировках
О наличии многих удобств в съемной квартире можно убедиться на фотографиях, которые идут в объявлении

Если компания оплачивает проживание в гостинице, следует сохранить все чеки при расчете с персоналом – только в этом случае вам возместят расходы.

Не рекомендуем оставлять в номере деньги или ценные вещи – нельзя быть полностью уверенным в добросовестности персонала. Попытка спрятать их в какие-то тайники не увенчается успехом – работники гостиницы знают о них лучше вас.

Развлекательная программа

Стоит ли себя как-то дополнительно развлекать – дело вкуса. Кому-то приятней просидеть все свободное время в номере (если оно будет). Может быть и так, что придется посетить корпоративное празднество, в этом случае проблема с развлечениями решается сама.

Корпоративный праздник – хороший способ обзавестись полезными знакомствами. С него хорошо бы вернуться с заполненными визитками карманами.

От себя можем посоветовать прогуляться по незнакомому городу, ознакомиться с бытом его жителей – сходить в местную парикмахерскую, магазин, кинотеатр. Это даст вам более полное представление о духе этого места, чем посещение достопримечательностей.

Сохранить себя в командировках
Закоренелым домоседам стоит взять себя в руки и решиться на прогулку по незнакомому городу

Если в этом городе у вас есть друзья, возможно, стоит воспользоваться такой возможностью и организовать встречу.

Даже если вы не планируете никуда ходить, на всякий случай заранее поинтересуйтесь в интернете афишей предстоящих мероприятий. Может так оказаться, что как раз во время командировки в этом городе будет проходить интересный вам концерт.

Ваш мужчина уезжает в командировку: как себя вести? — Брачное агентство Свахи Елены

Сохранить себя в командировках

За разлукой приходит долгожданная встреча. Как провести время, пока любимый уезжает по долгу службы? Если отношения находятся в стадии кризиса, то отлучки из дома не укрепят союз. А стабильные отношения можно проверить таким образом. Женщины — существа эмоциональные. Они начинают скучать, и накручивать себя. В голову лезут негативные мысли. Не обязательно мужчина станет изменять, но установками, вы можете подать неправильный посыл во Вселенную.

Понятие гостевой брак

Многие пары практикуют частые разлуки, чтобы избежать быта и ссор. Каждая встреча — маленький праздник. Но разве это не иллюзия семейных отношений? Партнеры рядом проживают неудачи и радостные моменты.

А в гостевом варианте вы живете разными сценариями, но периодически встречаетесь для совместного времяпрепровождения. Если не готовы к такому формату семейной жизни, ищите мужчину консерватора. Лучше это сделать в брачном агентстве. Сваха Елена направит и поможет.

На чьей стороне правда в семейных отношениях? Давайте разбираться.

Мнение психологов

Ученые и в этой области ведут статистику. Считается, что нельзя оставлять мужчину дольше, чем на 10 дней. В его мозгу наступает «переворот», и он вполне начнет засматриваться на других женщин. Первые 7 дней мужчина скучает, а что дальше… неизвестно.

Женщина не сторонница командировок

Если сложно смириться с отсутствием мужа, то лучше отношения разорвать. Вы начнете названивать, устраивать допросы, истерики. Отношениям это навредит. Женщина будет постоянно испытывать стресс, и пребывать в депрессии. Но и наступать на горло собственным чувствам не стоит. Не готовы мириться? Найдите мужчину-домоседа. Сваха Елена советует зайти в наше Брачное агентство. Мы поможем.

Советы, которые не работают!

Займитесь собой, развивайтесь. Скучают по партнеру и самодостаточные женщины, которые имеют свое дело, процветающий бизнес. Каждая хочет быть любимой. А долго отсутствующий партнер — это не предел мечтаний.

Наоборот, дамы, которые остаются в декрете и полностью финансово зависят от мужчины, терпят командировки благоверного. Не стоит губить самооценку. Вы достойны лучшего. Сваха Елена уверяет. Приходите в брачное агентство.

Пусть улыбнется женское счастье.

Глазами мужчины

Он работает, готовит доклад, проводит совещание… а тут вы с бесконечными звонками и требованиями любовных признаний. Что испытывает мужчина? Раздражение. Естественно, о радушном приеме говорить не приходится. Скучал ли он? Вряд ли. Не звоните каждые 5 минут, не предъявляйте претензий. Дайте партнеру соскучиться.

Принцип качелей

Вы не звоните… звонит он. Вы к нему с любовью, он отстраняется. Это физика. Она действует и в отношениях. Не нужно гасить эмоции. Говорите открыто о том, что не нравиться. Пускай партнер выслушает точку зрения. А потом вы оставите его наедине со своими мыслями. Полезный совет.

Читайте также:  Анонс проекта «Чистая вода»

Как правильно себя вести, пока любимый человек в командировке?

  • Держитесь! Не звоните с допросом. Можно написать смс, прислать пикантную фотографию, или дождаться вечера, чтобы сообщить, как прошел день. Мужчина работает, а значит, занят. Если он не звонит, хотя и бездельничает, значит, не хочет. Думайте, какая атмосфера сложилась в семье;
  • попробуйте оживить дом. Переставьте мебель, купите новые предметы интерьера. Пускай к приезду партнера квартира сияет чистотой и уютом;
  • проявите женскую хитрость. Станьте мягкой кошечкой. Интригуйте его, дразните. Пускай он быстрее захочет вернуться к обворожительной даме, а не злобной мегере;
  • обновили дом? Займитесь гардеробом. Прикупите красивое платье, новое нижнее белье. Мужчина должен знать, что вы не сидите у окошка, даже если это и так. Создавайте иллюзию занятой, интересной и счастливой женщины;
  • если работаете, уйдите с головой в дело. Вы получите похвалу от начальства, больше денег, и время пролетит гораздо быстрее;
  • совет про хобби банален, но все же. Лошади — чуткие животные. Возьмите пару уроков верховой езды. Это так затягивает, что вы не сможете от этого отказаться;
  • чаще ходите в гости. Вы, наверное, уже забыли, когда навещали старых подруг? Соберитесь вечером и хорошенько посплетничайте.

Эти советы действуют, если у вас здоровые отношения. Труднее, если женщина испытывает психологическую зависимость от мужчины. Тут нужна помощь специалиста, но не подруг.

Последние подольют масла в огонь, и вы пропадете в размышлениях. Об этом предупреждает Сваха Елена. Где искать настоящую любовь? В брачном агентстве! Мужчина со схожими взглядами на жизнь — идеальный вариант. Вам проще найти точки соприкосновения.

Совет для авантюристок

Устройте любимому сюрприз и прилетите к нему! Заранее возьмите отгул на работе, и вперед! Мы думаем, такой элемент неожиданности пойдет на пользу отношениям. А вообще, предоставьте мужчине свободу.

Пусть он вдоволь насладиться ощущением «холостяцкой» жизни и быстрее вернется к вам под крылышко. Сваха Елена поможет, если вы одиноки и находитесь в поиске второй половинки.

Приходите в брачное агентство, заполняйте анкету, ждите встречи с избранником.

Как поехать в командировку и не облажаться: инструкция для продуктивной поездки — Лайфхакер

Деловые поездки зачастую являются неотъемлемой частью рабочей деятельности человека.

Несмотря на то, что такие поездки направлены на развитие бизнеса, существуют и побочные эффекты подобных путешествий.

Речь идёт о повседневных задачах, которые мы легко можем выполнять, находясь в привычном офисе или дома, но в дороге сыграют свою роль ограниченный доступ к Сети и резко изменившаяся обстановка.

Сохранить себя в командировках

Мы предлагаем вам несколько советов для сохранения продуктивности в пути.

Займитесь электронной почтой и документами

Часы в дороге тоже можно потратить с пользой. Независимо от того, будет у вас доступ к Интернету или нет, вы всегда можете заранее открыть важные письма, ожидающие ответа, и начать работать с ними в оффлайн режиме. То же самое относится к документам. По прибытии на место вам потребуется всего пара минут, чтобы отправить обработанную в пути корреспонденцию и документы.

Саморазвитие

Может быть и так, что все письма/документы обработаны, а до пункта назначения ещё далеко. Что делать? Займитесь самосовершенствованием. Расширяйте и углубляйте свои знания. Возьмите с собой электронную книгу, которую никак не могли закончить читать. Подобный стиль путешествия не только повысит вашу эрудицию, но и укрепит навык сохранения фокуса в некомфортной обстановке.

Полезные знакомства

Человек — социальное существо, и ему необходимо общение. Разговоры в интересным собеседником в дороге могут помогут не только скоротать время, но и с некоторой вероятностью дадут вам шанс завести новые полезные знакомства. Не будьте асоциальны. Быть может, ваш сосед по креслу станет в будущем вашим партнёром по бизнесу.

Посмотрите на свои дела шире

Ежедневная рутина редко даёт возможность поднять голову и оценить текущее положение дел в целом. Поездка — чудесный способ посмотреть на свой бизнес со стороны, переосмыслить некоторые его элементы, разработать новые стратегии и концепции. В общем для подобных сеансов мозгового штурма достаточно 30-40 минут в день, но во время путешествия вы сможете уделить этому дополнительное время.

Второй вариант: отойти от дел рабочих и подумать о тех, кто вам дорог. Зачастую работа не позволяет нам общаться с близкими людьми столько, сколько мы хотели бы. Вспомните 5 человек, которым больше всего необходимо ваше внимание. Напишите или позвоните им.

Детализируйте свои планы

Мы привыкли планировать наши поездки. Деловые поездки — особый случай. Нужно успеть сделать как можно больше, и такой плотный график создаёт в голове невероятную путаницу.

В итоге казалось бы чёткий план действий превращается в довольно размытую картину «встретиться с теми и теми, зайти к тем и тем». Во время поездки вы можете оптимизировать своё расписание поездки, разложить его по полочкам, сделать более детальным.

В итоге, когда вы прибудете на место, перед вами будет действительно подробное описание с выделенными задачами и ключевыми целями каждой встречи.

И вот он, долгожданный момент прибытия в пункт назначения. Для того, чтобы поездка прошла максимально эффективно, нужно не терять из виду ключевых целей приезда.

Перенесите всю рутинную работу на свободное время

Вы приехали сюда не просто так. Нельзя тратить рабочие часы на те самые ежедневные офисные занятия, они подождут. Самое главное сейчас — выполнить наиболее приоритетные задачи, которые непосредственно связаны с местом, куда вы прибыли.

Минимизируйте отвлекающие факторы

Возможно, ваши подчинённые не могут и дня прожить без вас. Каждую минуту вас беспокоят по всем каналам связи, прося советов и инструкций. Вернитесь к вашему тщательно составленному расписанию, посмотрите ещё раз на ваши ключевые цели. Они сейчас в приоритете. В противном случае может получиться так, что вы потратили большую часть времени на удалённое решение офисных проблем.

Расставляйте приоритеты

Конечно, лучше всего начать делать это ещё до поездки, но как быть, если планы нарушаются, встречи переносятся, и вот вам нужно побывать в двух местах одновременно? В такие моменты нужно хорошо понимать, какая из встреч важнее для вас. Всегда выделяйте для себя задачи высокого и высшего приоритета. Тем самым вы оградите себя от подступающего ощущения провала, а также сведёте к минимуму душевные муки выбора.

Как спланировать идеальную командировку: 9 лайфхаков — Meduza

Перейти к материаламПартнерский материал

Россия входит в топ-15 стран мира, которые тратят на командировки больше всего. Причем если в 2016 году расходы компаний составляли 16,1 миллиарда долларов, то, по подсчетам Global Business Travel Association, к 2021-му сумма вырастет уже до 23,5 миллиарда. Россияне стали больше путешествовать по работе, и это обходится компаниям все дороже. Вместе с сервисом OneTwoTrip for Business «Медуза» подготовила несколько лайфхаков, которые помогут сократить затраты на командировки и сделать поездки комфортными.

Данное сообщение (материал) создано и (или) распространено иностранным средством массовой информации, выполняющим функции иностранного агента, и (или) российским юридическим лицом, выполняющим функции иностранного агента.

Travel-политика — это бизнес-план для командировок. Компании он необходим, чтобы четко контролировать расходы, а сотрудникам — для удобства при оформлении и планировании командировок.

В рамках travel-политики определяются суммы, которые компания готова тратить на деловые поездки сотрудников в зависимости от их позиции: какими рейсами они могут летать, в отелях какой ценовой категории будут останавливаться, могут ли рассчитывать на трансфер и компенсацию дополнительных расходов (например, мобильная связь и питание).

В итоге сотрудники сами могут выбирать наиболее удобный для них вариант передвижения в рамках установленного лимита, покупать билеты или только бронировать их, отправляя заявки на одобрение в бухгалтерию.

Легче всего настраивать travel-политику не с нуля, а на базе уже готовой онлайн-платформы. Такая есть у OneTwoTrip for Business. Подключившись к системе, можно устанавливать права и назначать лимиты для сотрудников.

Скажем, одному работнику полагаются перелеты только в экономклассе и проживание в отелях, категория которых не выше трех звезд, а для второго ограничения будут иными.

Часто в России рабочие поездки организуются так: сегодня сотрудник прилетел, завтра — поприсутствовал на рабочем мероприятии, послезавтра — улетел домой.

Читайте также:  Размеры печени у взрослых по УЗИ: норма и расшифровка результатов для женщин и мужчин

Итого ради одного мероприятия командировка растянулась три дня. Хотя при грамотном планировании все можно было уместить в одни сутки.

Просчитывать тайминг деловой поездки важно потому, что при коротких командировках компания может сэкономить на суточных. Время, потраченное на пересадки, равно как и любые другие вынужденные остановки в пути, работодатель по закону обязан компенсировать сотруднику за каждый день деловой поездки. А командировки по выходным и праздникам вообще должны оплачиваться по двойной ставке.

На случай, если у сотрудника возникнут трудности во время командировки в другой стране, а к работодателю он обратиться не сможет (например, из-за разницы в часовых поясах или праздничных дней), у OneTwoTrip for Business есть круглосуточная служба поддержки.

Любая форс-мажорная ситуация решается в режиме реального времени, а не только в стандартные рабочие часы.

Организатору командировки надо позаботиться не только о том, чтобы забронировать сотруднику номер в гостинице, заранее перечислить командировочные и купить билеты на самолет, но и сделать все для того, чтобы работник на этот самолет попал.

Для этого нужно выяснить время начала регистрации и посадки, изучить расположение терминалов и несколько других параметров. К примеру, окончание регистрации в разных аэропортах может отличаться — от 45 до 30 минут до вылета. Время посадки авиакомпании тоже могут устанавливать по своему усмотрению. Но обычно при международных рейсах она начинается и заканчивается на 20–25 минут раньше, чем при перелетах внутри страны.

Если в пути запланирована пересадка, стоит сразу обратить внимание, придется ли менять терминалы.

А в крупном стыковочном хабе нужно регулярно сверяться с информационным табло и перепроверять время вылета и посадки, а также номер самого рейса: в организации некоторых стыковочных перелетов задействованы сразу несколько перевозчиков, каждый из которых может использовать свои номера.

Если сотрудник летит с короткой пересадкой, нелишним будет узнать, предоставляют ли службы конкретного аэропорта услугу фаст-трека, которая позволяет пройти регистрацию в ускоренном порядке. Если да, то заказывать ее нужно заранее.

Кроме того, сотруднику можно выдать список приложений, которые помогут ему ориентироваться в аэропорту. Одни позволяют в реальном времени следить за информационным табло разных аэропортов, другие — за передвижениями чемодана во время стыковок.

В приложениях удобно хранить посадочные талоны, ориентироваться при пересадках и благодаря пуш-уведомлениям всегда помнить о времени посадки. Некоторые сервисы также позволяют отслеживать не только свои передвижения, но и передвижения коллег.

Для ж/д переездов такие сервисы тоже есть.

Помимо самолетов есть поезда: по некоторым направлениям путешествие на них может быть до 30% дешевле. Кроме того, работать в поездах гораздо удобнее — для работы в тишине можно забронировать купе в VIP-вагоне.

На случай, если во время поездки нужно ответить на важный звонок или провести совещание с коллегами, в поездах «Сапсана» можно выкупить купе-переговорную — зачастую это выходит дешевле, чем покупать отдельные места в первом классе.

У OneTwoTrip for Business все работает по системе единого окна: авиа- и ж/д билеты, а также номера в отелях можно купить в одном месте.

Сервис предоставляет доступ к рейсам 800 авиакомпаний, включая лоукостеры, билетам на поезда по России и Европе, апартаментам и номерам более чем в 2 миллионах отелей по всему миру. Забронировать и оплатить все можно в одном кабинете — уходит на это в среднем не больше пары минут.

Некоторые компании, особенно крупные, поручают организацию командировок агентствам бизнес-туризма. Считается, что это сильно экономит время компании, но в реальности так происходит не всегда.

Во-первых, многие агентства до сих пор работают по устаревшей схеме: подбор вариантов осуществляется через переписку с агентом. Клиенту приходится писать большое письмо с подробными критериями того, что требуется купить.

В зависимости от сложности запроса агенту нужно от нескольких часов до нескольких дней, чтобы найти подходящие опции и вернуться с предложением. При этом клиенту предлагают лишь пару вариантов, доступа к общей картине (как в случае с поиском в онлайн-сервисе) он не получает.

Нередки ситуации, когда нужных опций в портфеле агентства нет, потому что круг его поставщиков ограничен.

Во-вторых, агентства делового туризма берут фиксированную комиссию за каждую операцию: даже если билет стоил 3000 рублей, заказчик должен будет заплатить в среднем от 300 до 900 рублей просто за то, что купил его не сам, а через агентство. Такие переплаты могут сильно ударить по travel-бюджету компании.

У OneTwoTrip for Business нет абонентской платы и скрытых сборов. Билеты и номера у сервиса почти всегда стоят дешевле, чем у агентства: OneTwoTrip работает не только с корпоративными, но и с частными покупателями, и за постоянный поток клиентов отельеры и авиаперевозчики готовы делать сервису хорошие скидки.

Благодаря этому организовать бизнес-поездку с OneTwoTrip for Business выгодно.

Речь об онлайн-сервисах, которые работают по принципу «все включено»: отели и билеты для деловых поездок можно купить в одной системе.

При подключении к ней у сотрудников появляются собственные кабинеты, в которых видна история их передвижений и аналитика по тратам — для бухгалтерии это очень удобно. Не нужно идти на сайт ж/д и авиаперевозчика, затем отдельно — на букинг: подрядчики и поставщики услуг связаны с агрегатором напрямую.

По этой же причине у таких компаний всегда больше предложений и опций, чем у офлайновых агентств делового туризма.

В отличие от последних, некоторые онлайн-сервисы работают не только с корпоративными, но и с частными клиентами. Компания обеспечивает подрядчиков постоянным оборотом, а те, в свою очередь, предоставляют сервису скидки. 

Для корпоративных клиентов OneTwoTrip for Business цены бывают даже ниже, чем на b2с-портале. Данные сотрудников нужно ввести всего один раз — они сохранятся в системе, и при последующих командировках включается автозаполнение.

Собственный travel-отдел, как правило, может себе позволить только крупный бизнес, в компаниях поменьше бронированием обычно занимается секретарь. Это не единственная его обязанность, поэтому процесс может затягиваться.

Переписка с агентством делового туризма, как было сказано выше, тоже занимает достаточно много времени.

Гораздо проще сотруднику самому отслеживать подходящие варианты онлайн и тут же их бронировать. Это снимает с секретаря дополнительные обязанности и экономит время компании.

Сам командированный сотрудник заранее узнает все детали своей поездки и может быстрее к ней подготовиться.

Главное, чтобы сотрудник четко знал свои права и лимиты в рамках travel-политики, что возможно только при грамотной системе электронного учета.

В OneTwoTrip for Business существуют настройки, по которым сотрудники приобретают билеты и бронируют отели сами, но выйти за рамки бюджета не могут — электронная система просто не даст им совершить покупку.

Также компания может настроить разноуровневый доступ в систему: командированный сотрудник готовит план своей поездки, затем этот план проходит процедуру одобрения у бухгалтерии или руководителя.

Если в компании нет систематизированного процесса закупки командировок, в деловой поездке сотрудник вынужден расплачиваться за услуги из собственного кармана. Пока компания компенсирует эти затраты, пройдет время. Многих работников это раздражает, а работодателя — ставит в неловкое положение.

Более того, если сотрудник сам расплатился в гостинице или такси наличными или картой, НДС компании не вернут. Потому что возвращают НДС только тогда, когда расчеты проводятся между двумя юридическими лицами, то есть билет на самолет или проживание в гостинице должны быть оплачены с расчетного счета компании, в которой работает командированный сотрудник.

В OneTwoTrip for Business сотрудник может оплачивать все услуги корпоративной картой или воспользоваться депозитом (который можно пополнить, оплатив счет). Инвойсы, отчеты и другие закрывающие документы по всем покупкам, заверенные печатью OneTwoTrip for Business, генерируются автоматически и тут же загружаются в личный кабинет.

Доступ к документам имеют администратор (например, бухгалтер) и любой сотрудник, которому администратор даст такие права. При необходимости скачать их можно в один клик. Компания сама решает, с какой регулярностью она хочет получать отчетность по закрывающим документам — еженедельно или ежемесячно.

Самый простой вариант: сравнить отчетность нескольких сотрудников, которые путешествовали по одному и тому же маршруту, и посмотреть, кто потратил больше и на что. Траты могут быть оправданные, а могут быть результатом невнимательности. Например, сотрудник, который сам покупал себе билет, мог выбрать рейс с прилетом в 0:10.

Это значит, что его командировка растянется на один дополнительный день и за этот день ему положены суточные. По этой же причине стоит тщательно проверять все документы, которые сотрудник сдает в бухгалтерию после возвращения.

Вести аналитику вручную неудобно, опять же — гораздо эффективнее работать в электронной системе. Тогда статистику не придется регулярно запрашивать (как в случае сотрудничества с офлайн-агентствами) — вся она будет доступна онлайн.

В OneTwoTrip for Business вся аналитика на основе покупок и передвижений формируется в системе автоматически. Можно увидеть не только общее движение средств, но и траты отделов и даже каждого сотрудника. При этом можно фильтровать результаты по периодам, способам оплаты, типам услуг.

Ну и главное, что нужно знать о OneTwoTrip for Business: независимо от размера компании работа в сервисе позволяет уменьшить расходы на деловые поездки до 30%.

Оставить заявку на подключение к сервису OneTwoTrip for Business можно тут.

Партнерский материал

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector